Samenvatting
Titel
Veilig events organiseren middels effectieve 1-1 communicatie met bezoekers. De veelbelovende Nederlands startup Close maakt het mogelijk na een aanscherping van haar propositie resulterend in een samenwerking met Fieldlab Evenementen.
Uitdaging
Close wordt ook wel de 'Whatsapp voor events' genoemd. Bezoekers worden verrast met exclusieve berichten; voor, tijdens en na bezoek. De pandemie legt deze levendige industrie volledig stil.
Inzicht
De industrie kan enkel haar deuren openen als dit veilig kan. Communicatie met bezoekers en gedegen onderzoek wordt daarin belangrijker dan ooit. Fieldlab Evenementen, een samenwerking tussen de branche, overheid en wetenschappers, wordt in het leven geroepen om dit te onderzoeken.
Idee
Close biedt aan om haar platform in te zetten voor alle Fieldlab evenementen en zo bezoekers van hyper persoonlijke 1-1 communicatie te voorzien, zodat de evenementen zo soepel mogelijk verlopen en er wetenschappelijk onderzoek op schaal uitgevoerd kan worden.
Resultaat
De 28 evenementen hebben enkel kunnen plaatsvinden dankzij het intensieve 1-1 contact met alle bezoekers. De conclusie zoals door Fieldlab gepresenteerd aan het kabinet en het OMT, is dan ook dat het gebruik van een mobiel communicatiekanaal in het geval van evenementen een vitaal onderdeel is. Cijfers onderbouwen dit: 67.730 unieke bezoekers waarvan 90% push notificatie permissie toestaat en met gemiddeld 20 berichten per klantreis worden begeleid.
Waarom Effie-waardig
Een dergelijk effectief communicatiemiddel is nog nooit in de live event industrie ingezet. Het uitzenden van directe en gepersonaliseerde berichten naar gemiddeld 95% van alle bezoekers bleek de enige manier om alle mensen echt te benaderen en begeleiden. Met deze case versterkt Close de eigen propositie met de toevoeging van Crowd Control en Onderzoek (maar liefst 774.474 vragen zijn beantwoord). Maar belangrijker: het geeft de industrie moraal en tools om weer op te starten.
Kenmerken
Campagneperiode
Uitgangspositie
EEN OVERZICHT VAN HET CONCEPT & PLAN
Juist toen dat de gehele eventindustrie abrupt tot stilstand kwam, besloot Close niet met de handen in het haar te gaan zitten. Het idee ontstond om Close als redmiddel in te zetten om als industrie wél door te kunnen gaan. Met een nieuwe propositie ontstond dé communicatietool voor evenementen, theaters en musea in tijden van een pandemie. Een idee dat aansloeg bij Fieldlab Evenementen en alle betrokken partners. En zo ontpopte de app die voorheen vooral voor extra beleving zorgde, zich tot een levensader voor de testevenementen van Fieldlab Evenementen waarin de de overheid, wetenschappers en de industrie zich verenigd hadden.
Bij alle 28 Fieldlab Evenementen werd meer dan 95% van alle bezoekers (niet alleen de kaartkoper) via Close bereikt. Organisatoren konden met een druk op de knop alle bezoekers bereiken met berichtgeving en hiermee bezoekersstromen makkelijk regelen en ze van het laatste nieuws voorzien.
Tijdens de Fieldlab...
Ambitie
WELKE UITDAGING EN/OF AMBITIE LIGT AAN DE BASIS VAN DE CAMPAGNE?
Marktcontext
Alle theater-, concert- en festivalliefhebbers herkennen nog dat ‘PDF’je voor toegang’. In tijden vòòr corona kocht je je tickets, ontving je een aantal pdf’s per mail, en kreeg je kort voor het event een mail met ellenlange begeleidende tekst. Hierdoor wist alleen de kaartkoper wat er van iedereen verwacht werd. Niet ideaal, zo dacht ook oprichter en mede-eigenaar Kiliaan Toorenaar van Close. Een nieuw concept was geboren.
Het communicatieplatform van Close bood de bezoekers en organisatoren van evenementen een nieuwe wereld. De bezoeker kreeg een veel betere Customer Journey waarbij alles op één plek te vinden was en de juiste informatie op het juiste moment op de smartphone verscheen. De organisator kan op ieder moment communiceren met alle bezoekers (in plaats van alleen met de kaartkoper) en krijgt veel meer data om eenvoudig up- en cross sell te realiseren. Voor de pandemie was Close een...
Strategie
WELKE INZICHTEN EN KEUZES GAVEN STURING AAN DE ACTIVITEITEN?
Het belangrijkste inzicht is het besef dat de live evenement industrie hoe dan ook meer moest communiceren met bezoekers. Bezoekers, die in de ogen van Close, sowieso al vaak op een bekaaide manier werden benaderd en begeleid. Graag schetsen we dat eerst:
Voor gewilde evenementen was kaartverkoop pre-covid vaak een proces van geluk hebben dat je door de wachtrij komt en je kaartjes in een stressvol en vaak gebruiksonvriendelijke interface bij elkaar klikt en aankoopt. Bezoekers kochten vaak voor groepen/vrienden waardoor er maar één kaartkoper in beeld was, met meerdere tickets. De kaartkoper wordt opgezadeld met e-tickets in z'n mailbox of in sommige gevallen in de app van de Ticket provider. Vanaf dat moment is er vaak radiostilte tot het evenement. (Het is ook steeds gebruikelijker dat kaartverkoop en evenement datum verder en verder uit elkaar liggen.)
Rondom het evenement wordt er vaak gewerkt met service en pre-visit...
Resultaten
EEN OVERZICHT VAN DE RESULTATEN VAN DE CASE
De belangrijkste uitkomst van de samenwerking met Fieldlab Evenementen is het feit dát evenementen organiseren ten tijden van Covid mogelijk is in een veilige setting, met vooraf testen dan wel vaccinaties en enkele beperkingen op locatie. Dit was de doorbraak, het groene licht wat ervoor had kunnen zorgen dat de evenement industrie weer langzaamaan kon openen.
Tot ook onze verbazing zien we de opvolging hiervan helaas niet volledig terug in de gehele evenementen sector. De voetbal stadions stromen weer vol, de theaters ook, maar een festival is nog een brug te ver onder de huidige omstandigheden. Desondanks zijn we trots op de beweging die in gang is gezet en de rol die we daarbij hebben kunnen spelen: de conclusie na alle Fieldlab evenementen, zoals door Fieldlab gepresenteerd aan het kabinet en het OMT, is dat het gebruik van een mobiel communicatiekanaal in het geval van evenementen een vitaal onderdeel is. Deze aanbeveling is zeer...
Juryrapport
Ambitie
Het communicatieplatform Close biedt organisatoren van evenementen de mogelijkheid om op het juiste moment de juiste informatie over het evenement te delen met bezoekers, en vice versa. Close is een verlengstuk van een festival-, museum-, concert- of theaterbezoek. Het platform creëert en deelt ervaringen rondom evenementen door de look & feel en de tone of voice van het evenement en/of de organisatie over te nemen. Tickets, berichten, locatie- en parkeer-informatie, foto’s, video’s, ervaringen van bezoekers, alles kan worden gedeeld in één app. Als start-up was Close druk bezig om organisatoren voor deze dienstverlening te interesseren, toen de coronapandemie uitbrak. Ineens leek het bestaansrecht van Close weg te vallen om de doodeenvoudige reden dat er door de lockdown niets meer te ervaren viel. Maar zo makkelijk gaf Close zich niet gewonnen. Toen begin 2021 het idee voor Fieldlab-evenementen post vatte, besloot Close zich aan te bieden om samen met overheid en...
Lees verder
Effie cases 2021
De Effie Awards wordt mede mogelijk gemaakt door:
